Rapport de présentation – Conservation des informations de passation (L2184-1 à R2184-13)

Code de la commande Publique

Dispositions du Code de la commande publique

Titre VIII : ACHÈVEMENT DE LA PROCÉDURE

Chapitre IV : Conservation des informations

Article L2184-1

Les acheteurs conservent les documents relatifs à la passation des marchés, dans des conditions prévues par voie réglementaire

Section 1 : Rapport de présentation de la procédure menée par les pouvoirs adjudicateurs 

Caractère obligatoire du rapport de présentation pour les pouvoirs adjudicateurs

Article R2184-1

Le pouvoir adjudicateur établit un rapport de présentation de la procédure de passation des marchés et des systèmes d’acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens figurant dans un avis annexé au présent code.

L’établissement de ce rapport n’est pas exigé pour les marchés subséquents fondés sur un accord-cadre lorsque ceux-ci sont conclus sans remise en concurrence.

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Notice formulaire NOTI4

Un rapport de présentation doit obligatoirement être établi pour les marchés publics et les systèmes d’acquisition dynamique répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens publiés au JORF, y compris lorsque le pouvoir adjudicateur renonce à la conclusion du marché public en abandonnant la procédure ou en renonçant à mettre en place un système d’acquisition dynamique. Il est rédigé et signé par l’acheteur, qui le conserve avec tous les autres documents relatifs à la consultation.

Le formulaire NOTI4 est un modèle de rapport de présentation qui peut être utilisé par les acheteurs lors de l’achèvement la procédure de passation d’un marché public. Il a pour but de retracer toutes les opérations qui ont conduit à la conclusion du marché public. Il comporte, en particulier, les éléments concernant le contexte et l’économie générale de la consultation, toutes les étapes de la procédure de passation ainsi que les décisions prises s’agissant des candidatures et des offres reçues. Sont également détaillées, les informations relatives à l’offre retenue et à l’attributaire ou aux éventuels sous-traitants déclarés.

Guide méthodologique pour accompagner la mise en œuvre d’un marché de partenariat, Banque des territoires, Janv. 2019

Les pouvoirs adjudicateurs doivent établir, à l’issue de la procédure de passation des marchés qui répondent à un besoin dont la valeur est supérieure ou égale aux seuils européens, un rapport de présentation de la procédure, comportant au moins les éléments suivants : 1° Le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, l’objet et la valeur du marché public ou du système d’acquisition dynamique ;
2° Le nom des candidats exclus et les motifs du rejet de leur candidature ;
3° Le nom des candidats sélectionnés et les motifs de ce choix ;
4° Le nom des soumissionnaires dont l’offre a été rejetée et les motifs de ce rejet y compris, le cas échéant, les raisons qui ont amené l’acheteur à la juger anormalement basse ;
5° Le nom du titulaire et les motifs du choix de son offre, ainsi que, si ces informations sont connues, la part du marché public que le titulaire a l’intention de sous-traiter à des tiers et le nom des sous-traitants.

L’établissement de ce rapport n’est pas exigé pour les marchés subséquents fondés sur un accord-cadre lorsque ceux-ci sont conclus sans remise en concurrence.

Le rapport de présentation ou ses principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande et, le cas échéant, aux autorités chargées du contrôle des marchés publics en même temps que les documents contractuels

Mentions minimales du rapport de présentation

Article R2184-2

Le rapport de présentation comporte au moins les éléments suivants :

1° Le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, l’objet et la valeur du marché ou du système d’acquisition dynamique ;

2° Le nom des candidats exclus et les motifs du rejet de leur candidature ;

3° Le nom des candidats sélectionnés et les motifs de ce choix ;

4° Le nom des soumissionnaires dont l’offre a été rejetée et les motifs de ce rejet y compris, le cas échéant, les raisons qui ont amené l’acheteur à la juger anormalement basse ;

5° Le nom du titulaire et les motifs du choix de son offre, ainsi que, si ces informations sont connues, la part du marché que le titulaire a l’intention de sous-traiter à des tiers et le nom des sous-traitants.

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Mentions complémentaires du rapport de présentation

Article R2184-3 (Modifié par Décret n° 2019-748 du 18 juillet 2019)

Le rapport de présentation comporte en outre, lorsqu’il y a lieu, les éléments suivants :

1° Les motifs du recours à un marché passé sans publicité ni mise en concurrence préalables, à la procédure avec négociation ou au dialogue compétitif ;

2° Les motifs pour lesquels le pouvoir adjudicateur n’a pas alloti le marché, s’il ne les a pas indiqués dans les documents de la consultation ;

3° Les raisons pour lesquelles un chiffre d’affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé aux articles R. 2142-6 à R. 2142-12 a été exigé, lorsque celles-ci n’ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;

4° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a sollicité l’utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres ;

5° La description des mesures appropriées prises par le pouvoir adjudicateur pour s’assurer que la concurrence n’a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché en application des articles R. 2111-1 et R. 2111-2 ;

6° Les conflits d’intérêts décelés et les mesures prises en conséquence ;

7° Les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché ou à mettre en place un système d’acquisition dynamique.

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Renvoi à l’avis d’attribution

Article R2184-4 

Dans la mesure où l’avis d’attribution contient les informations exigées aux articles R. 2184-1 à R. 2184-3, le pouvoir adjudicateur peut renvoyer, dans le rapport de présentation, à cet avis.

Transmission au contrôle de légalité

Article R2184-5 

Lorsque le pouvoir adjudicateur est soumis à un contrôle de ses marchés, il transmet aux autorités chargées de ce contrôle le rapport de présentation en même temps que les documents contractuels

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Notice formulaire NOTI4

Lorsque le pouvoir adjudicateur est soumis à un contrôle public de ses marchés publics, le formulaire NOTI4 est communiqué en même temps que le marché public aux instances chargées de ce contrôle (avec uniquement les renseignements connus à cette date – pas nécessairement la date de notification en cas de contrôle a priori, par exemple). En tant qu’il participe à la bonne information des assemblées délibérantes compétentes, le projet de rapport de présentation peut être communiqué à leurs membres.

 

Communication sur demande à la Commission européenne

Article R2184-6 

Le rapport de présentation ou ses principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande

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Notice formulaire NOTI4

Le formulaire NOTI4 ou ses principaux éléments sont communiqués à la Commission européenne à sa demande. Le formulaire NOTI4 est communicable sous réserve de l’occultation des mentions couvertes par le secret (CADA, avis n° 20063298 du 31 août 2006). Ce droit d’accès doit s’exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières, et le secret des stratégies commerciales.

 

Section 2 : Informations conservées par les entités adjudicatrices 

Conservation des informations pour les entités adjudicatrices

Article R2184-7 

L’entité adjudicatrice conserve la justification des décisions relatives à la qualification, à la sélection des opérateurs économiques et à l’attribution des marchés et des systèmes d’acquisition dynamiques répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils européens figurant dans un avis annexé au présent code.

Article R2184-8 

L’entité adjudicatrice conserve également les informations suivantes :

1° Les motifs de la passation d’un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables ;

2° Les motifs pour lesquels elle n’a pas alloti le marché ;

3° Les raisons pour lesquelles elle a exigé un chiffre d’affaires annuel minimal supérieur au plafond fixé à l’article R. 2142-7, lorsque celles-ci n’ont pas été indiquées dans les documents de la consultation ;

4° La description des mesures appropriées qu’elle a prises pour s’assurer que la concurrence n’a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché en application des articles R. 2111-1 et R. 2111-2

5° Les raisons pour lesquelles elle a sollicité l’utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres.

Article R2184-9 

Dans la mesure où l’avis d’attribution contient les informations exigées aux articles R. 2184-7 et R. 2184-8, l’entité adjudicatrice peut se référer à cet avis

Article R2184-10

Lorsque l’entité adjudicatrice est soumise à un contrôle de ses marchés, elle transmet aux autorités chargées de ce contrôle les informations, documents ou leurs principaux éléments mentionnés dans la présente section en même temps que les documents contractuels. Article R2184-11 

Les informations, documents ou les principaux éléments mentionnés dans la présente section sont communiqués à la Commission européenne à sa demande.

Section 3 : Durée de conservation   

Durée de conservation

Article R2184-12

L’acheteur conserve les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de signature du marché.

Article R2184-13

L’acheteur conserve les pièces constitutives du marché pendant une durée minimale de cinq ans pour les marchés de fournitures ou de services et de dix ans pour les marchés de travaux, de maîtrise d’œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l’exécution du marché.

Formulaires associés – Noti 4

Cliquez pour afficher le formulaire NOTI 4 et sa notice

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Circulaires et instructions

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Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, tableau récapitulatif

Typologie des documents DUA Sort final Observations

1. ÉTUDES PRÉALABLES

  • Étude d’impact.
  • Étude de faisabilité.
  • Étude technique (étude de sols dans le cas de
    marchés de travaux).
  • Programme.
  • Avant-projet sommaire.
  • Avant-projet détaillé.
10 ans C Justification de la DUA : garantie décennale du constructeur (code civil,
article 1792 et suiv.).

2. PUBLICITÉ

Dossier de consultation des entreprises ou DCE
(documents non signés et formulaires vierges) :

  • règlement de la consultation ;
  • acte d’engagement ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans
5 ans D Sort final : en cas de procédure fructueuse, ces pièces se retrouveront dans le
dossier de l’entreprise retenue.
  • Annonces légales (insertion au Moniteur, au
    BOAMP et au JOUE)
10 ans D Dans le cas où la publicité est réalisée sur support papier, on peut se limiter à
conserver, le temps de la DUA, les références des publications.

3. RÉCEPTION ET EXAMEN DES OFFRES

  • Retrait des dossiers : récépissé de retrait.
  • Remise des dossiers : récépissé de dépôt ou
  • accusé de réception.
  • Liste des entreprises ayant retiré un dossier.
  • Liste des candidatures.
10 ans D Justification de la DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre
de la prescription des faux en écriture publique, définie par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Commission d’ouverture des plis :

  • convocations ;
  • procès-verbal.
D
C
Rapport d’analyse des offres. C

4. ATTRIBUTION ET NOTIFICATION

4.1. Procédure fructueuse

4.1.1. Offres non retenues
Dossier de l’entreprise :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • dossiers de consultation des concepteurs ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans.
5 ans (fonds
français)
ou
3 ans à
compter de la
clôture du
programme
(fonds
européens)
D Justification de la DUA : cf. introduction.
Lettre de rejet de candidature.

4.1.2. Offre retenue
4.1.2.1. Marchés de travaux
Dossier de l’entreprise :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • dossiers de consultation des concepteurs ;
  • cahier des clauses administratives particulières ;
  • cahier des clauses techniques particulières ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans.
10 ans T Justification de la DUA : garantie décennale du constructeur, (code civil,
article 1792 et suiv.).
Critère de tri : conserver, tant que l’immeuble existe, les marchés de travaux
importants (construction, modification de l’immeuble) et conserver
définitivement les marchés intéressant l’histoire de l’architecture, de l’art ou
des techniques, de la protection de l’environnement ou de l’aménagement du
territoire.
Procès-verbal d’attribution de la CAO 10 ans T Justification de la DUA : prescription des faux en écriture publique, définie
par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Notification : accusé de réception
4.1.2.2. Marchés de services
Marchés de maîtrise d’œuvre ou de définition
Dossier de l’entreprise :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • dossiers de consultation des concepteurs ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans.
10 ans T Justification de la DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre
de la prescription des faux en écriture publique, définie par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Procès-verbal d’attribution. 10 ans T
Notification : accusé de réception. 10 ans T
Marchés récurrents (entretien courant, menus travaux, maintenance, contrôle technique, sécurité, etc.)
Dossier de l’entreprise :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires.
10 ans D Justification de la DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre
de la prescription des faux en écriture publique, définie par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Procès-verbal d’attribution. 10 ans D
Notification : accusé de réception. 10 ans D
4.1.2.3. Marchés de fournitures
Dossier de l’entreprise :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires.
10 ans T Justification de la DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre
de la prescription des faux en écriture publique, définie par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Critère de tri : on pourra conserver les marchés de fournitures très spécifiques.
Procès-verbal d’attribution.
Notification : accusé de réception.

4.2. Procédure infructueuse suivie ou non d’une nouvelle consultation
Dossiers des entreprises :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • dossiers de consultation des concepteurs ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans.
5 ans D
Procès-verbal de la commission d’attribution. 10 ans C Justification de la DUA : le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre
de la prescription des faux en écriture publique, définie par les textes suivants :
– définition du faux en écriture publique : code pénal, art. L. 441-4 ;
– définition des peines criminelles : code pénal, art. L. 131-1 ;
– prescription de l’action publique en matière criminelle : code de procédure
pénale, art. 7.
Notification du caractère infructueux de la
consultation : accusés de réception.
5 ans D

4.3. Procédure sans suite
Dossiers des entreprises :

  • acte d’engagement ;
  • règlement de la consultation ;
  • dossiers de consultation des concepteurs ;
  • CCAP ;
  • CCTP ;
  • détail quantitatif estimatif ;
  • bordereau des prix unitaires ;
  • plans.
5 ans D

5. EXÉCUTION

Ordres de service (de démarrage des travaux, de
règlement d’un lot du marché, etc.).
10 ans D

5.1. Suivi technique
5.1.1. Marchés de travaux Critère de tri : conserver les plans correspondant aux marchés dont le dossier
est conservé (cf. 4.1.2.1.).
Planning de travaux. 10 ans D
Plans d’exécution d’ouvrage (PEO). 10 ans T Justification de la DUA : code civil, article 1792 et suiv.
Suivi général : notes, rapports, comptes rendus de
chantier et de coordination, correspondance,
photographies.
Contrôle technique : rapport.
Contrôle de sécurité : avis, rapport.
Liste de réserves. Justification de la DUA : garantie décennale du constructeur (code civil,
article 1792 et suiv.).
Procès-verbal de levée de réserves.
Procès-verbal de réception.
Dossier des ouvrages exécutés (DOE).
5.1.2. Marchés de services et de fournitures
Notes, rapports, comptes rendus de réunions,
correspondance, photographies.
10 ans T Critère de tri : selon l’intérêt du marché et des documents.

5.2. Suivi financier
Mandats ou certificats de paiement. 10 ans D
Cautions bancaires et mainlevées decautionnement. 10 ans D
Décompte général définitif. 10 ans T Critère de tri : conserver le DGD correspondant aux marchés dont le dossier
est conservé.
Certificat pour solde. 10 ans D


6. LISTES ANNUELLES DES MARCHÉS
PUBLICS
10 ans C CGCT, article sommaire : sommaire de la liste des pièces justificatives des
finances publiques locales, rubrique 4. Marchés publics.