Clausier contractuel : les clauses d’audit fournisseurs
| La mise en oeuvre d’audits du Titulaire d’un marché poursuit pour objectif la transparence des coûts, de la qualité des prestations réalisées ou des procédures de contrôle et de respect des engagements contractuels. Préventifs la plupart du temps, ils peuvent être menés de façon répressive en cas de constat de dérives sur un projet. Le contrat doit expressément prévoir la procédure d’audit, faute pour les CCAG de les intégrer nativement. |
Exemple de clauses (CCAP)
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Audit de dimensionnement
Au regard de l’obligation du TITULAIRE de développer et de maintenir le niveau de compétence de l’équipe chargée de la prestation, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à des audits de vérification des compétences de l’équipe.
En vue d’assurer la transparence quant au dimensionnement de ses équipes au regard des prestations effectuées et à effectuer, le TITULAIRE autorise le pouvoir adjudicateur à consulter à partir des outils propres au TITULAIRE, les informations de suivi d’activité des intervenants.
Sauf urgence, le pouvoir adjudicateur en avise le TITULAIRE par écrit avec un préavis de deux (2) semaines.
Le TITULAIRE doit se rendre disponible pour les opérations d’audit et de contrôle.
Il facilite l’accès à ses locaux aux représentants habilités du pouvoir adjudicateur chargés de contrôler le bon déroulement de la prestation.
Audit de sécurité
L’administration se réserve la possibilité de réaliser des audits de sécurité sur les Prestations objet du Marché qu’elles soient exécutées directement par le Titulaire ou par un sous-traitant. Ces audits peuvent le cas échéant être réalisés par l’ANSSI ou tout autre organisme extérieur indépendant et impartial. Cet organisme ne peut être un concurrent du Titulaire sur le périmètre des Prestations objets du Marché.
A cette fin, un rapport d’audit est transmis au Titulaire.
Les opérations d’audit sont effectuées à distance ou depuis les locaux d’exécution des Prestations pendant les heures d’ouverture.
En cas d’audit dans les locaux d’exécution des Prestations, l’administration avise le Titulaire par écrit dix (10) Jours ouvrés minimum à l’avance de la requête d’audit en en précisant la période et le périmètre.
Le Titulaire s’engage à collaborer loyalement avec l’auditeur et pour se faire, notamment à lui fournir tous documents et informations lui permettant d’effectuer sa mission.
Le rapport d’audit peut être communiqué en tout ou partie au Titulaire à la demande de ce dernier.
En cas de résultat de l’audit ne respectant pas les conditions, le Titulaire propose un plan de correction et/ou une solution alternative dans un délai d’un (1) mois. A défaut, la Prestation peut être résiliée par l’administration aux torts du Titulaire et sans indemnités dans les conditions décrites à l’article 50 du CCAG/TIC.
Estimation excessive de charges (Accords-cadres)
Au cas où le pouvoir adjudicateur estimerait, au vu de l’évaluation préalable du besoin qu’il a fait, que l’offre est inacceptable du fait d’une surestimation de la charge associée à la prestation demandée, il pourra avoir recours à l’une des options suivantes ou successivement à chacune de celles-ci :
Engagement d’une discussion avec le titulaire
Opérations de vérification des charges consommées après exécution
Résiliation de l’Accord-cadre
Le pouvoir adjudicateur aura la faculté de procéder à la résiliation de l’accord-cadre aux torts du titulaire sans que celui-ci ne puisse prétendre à indemnité. Une décision de résiliation motivée sera notifiée au titulaire qui disposera d’un délai de 5 (cinq) jours ouvrés pour présenter ses observations. Passé ce délai, la décision sera définitive.
Audit de respect des engagements
-
- permettre aux personnes mandatées par le pouvoir adjudicateur, l’accès pendant les heures normales de bureau aux informations nécessaires à l’exécution des audits ou revues,
- présenter aux auditeurs et aux personnes chargées des revues les documents relatifs à l’exécution du accord-cadre, et à répondre à leurs questions,
- mettre en œuvre les mesures correctives éventuellement nécessaires.
Dans le cas d’un audit planifié par le pouvoir adjudicateur et sous-traité à un tiers, les frais d’audit seront pris en charge par le pouvoir adjudicateur si le rapport d’audit ne révèle pas de dysfonctionnement. Si l’audit révèle des dysfonctionnements, les frais engagés par le pouvoir adjudicateur seront remboursés par le Titulaire sans délai.
■ ■ ■ Clause 2
L’administration prend en compte dans son système de contrôle interne les contrôles mis en place par le titulaire, et est susceptible de mettre en œuvre des contrôles compensatoires en cas de faiblesses des contrôles internes du titulaire. Pour être en mesure de connaître les forces et les faiblesses des contrôles du titulaire, un organisme indépendant peut les auditer et l’administration doit pouvoir prendre connaissance des résultats de l’audit.
Le titulaire doit disposer d’une politique de sécurité informatique, si possible basée sur une norme, afin de démontrer sa volonté de protéger efficacement les données de l’administration. Pour s’assurer du niveau de contrôle interne du titulaire, l’administration peut se reposer sur les rapports obtenus par le titulaire dans le cadre d’un audit réalisé suivant la norme ISAE 3402.
Dans la norme ISAE 3402, les rapports des auditeurs sont classés comme étant de type I ou de type II. L’administration privilégie les rapports de type II permettant de s’assurer de l’efficacité opérationnelle du contrôle interne du titulaire.
Si besoin était, l’administration, après en avoir avisé le titulaire et en lui précisant les thèmes par écrit, avec un préavis minimum de dix (10) jours calendaires, peut faire procéder à un audit par ses auditeurs internes ou par un cabinet notoire qui devront prendre un engagement de confidentialité.
L’audit ne peut être effectué par un concurrent direct du titulaire. Cependant, si le cabinet retenu est un concurrent direct du titulaire, le titulaire devra en informer l’administration dans un délai de 5 jours calendaires à compter de l’information de l’audit et motiver la raison de cette concurrence directe. L’administration proposera un autre auditeur.
L’audit peut être de conformité, d’efficacité ou porter sur une situation de crise.
Si un audit de conformité ou d’efficacité dure plus de 5 jours, les frais d’audit pourront être partagés ou à charge de l’administration, sur devis proposé du titulaire et accepté par l’administration. L’audit qui démontre une situation de crise ne sera pas pris en charge par l’administration.
Le titulaire ne pourra refuser plus de deux cabinets notoires proposés par l’administration. Il est convenu que la prise en charge financière sera définie au cas par cas conjointement entre les parties. L’audit sera à la charge du titulaire s’il est réalisé suite à une situation de crise permettant de démontrer la corrélation d’une ou plusieurs fautes directes du titulaire sur l’exécution de ses prestations et l’insuffisance des moyens matériels et/ou humains mis en œuvre par le titulaire pour réaliser les prestation demandées.
Le rapport d’audit est communiqué au titulaire qui disposera de dix (10) jours calendaires pour faire part de ses remarques.
Si un rapport d’audit fait apparaître quelque non-respect que ce soit des obligations du titulaire, ce dernier met en œuvre les mesures correctives nécessaires dans un délai maximum de trente (30) jours calendaires à compter de la notification de l’administration et aux frais du titulaire.
Au-delà de 30 jours calendaires et en l’absence de résultats, l’administration pourra lui appliquer des pénalités de retard telles que définies à l’article 10.1.3 du présent CCAP.
■ ■ ■ Clause 3 – simplifiée
L’administration se réserve à tout moment la possibilité de réaliser des audits internes ou externes sur les prestations du Titulaire voire sur les conditions de réalisation des prestations, notamment sur les aspects de confidentialité, de sécurité et de respect des conventions de l’OIT, des lois et des règlements, etc.
Le Titulaire sera informé de cette action sous préavis minimum de 5 jours ouvrés, formalisée par courriel de l’Administration.
Ces audits ou visites ont un caractère obligatoire.
Le Titulaire s’engage à procurer le libre accès à ses ateliers à l’Administration et à mettre gratuitement à sa disposition les moyens nécessaires à l’accomplissement de son audit.
Le Titulaire s’engage à communiquer, dans ce cadre, l’ensemble des informations nécessaires à ces audits dans les meilleurs délais sans que ces derniers n’excèdent 72 heures, et donnera aux auditeurs mandatés par l’Administration l’accès aux locaux des prestations et aux informations techniques et organisationnelles.
En cas d’obstacle à l’intervention des auditeurs, le titulaire encourt une pénalité égale à 1/3 000 du montant prévisionnel hors taxes du marché à compter du premier jour calendaire de retard. Cette pénalité s’applique pour chaque jour calendaire de retard à compter de l’expiration des 72 h.
■ ■ ■ Clause 4 – Générale
Le <POUVOIR ADJUDICATEUR> pourra réaliser ou faire réaliser à ses frais par tout prestataire de son choix soumis au secret professionnel, pendant le marché, sans qu’il soit nécessaire d’en justifier les raisons, un audit (non financier) de tout ou partie des prestations en cours de réalisation par <PRESTATAIRE>, sous réserve que la mission d’audit n’ait pas d’objet autre que de s’assurer du respect par <PRESTATAIRE> des obligations qui lui incombent dans le cadre du présent marché.
5. Le nombre d’audits est limité à 2 par an.
■ ■ ■ Clause 5 – Audit qualité
L’exécution du marché est auditable par l’Acheteur ou par un tiers mandaté par l’Acheteur. Dans ce dernier cas, le prestataire ne peut être un concurrent direct du Titulaire. Au maximum, deux (2) audits par an sur l’ensemble des prestations peuvent être exécutés. Le Titulaire est informé au plus tard deux (2) semaines calendaires avant le début de l’audit.
Il est convenu que l’objet de la mission d’audit sera arrêté par les parties dans le cadre des comités de pilotage.
Les résultats de l’audit sont communiqués pour arbitrage au comité de pilotage dont le rôle et la composition seront définis dans le PAQ.
Ces audits ne sont pas exclusifs des opérations de vérifications prévues à l’article 7 du présent CCAP ci-dessus.
L’exécution du marché peut également faire l’objet de revue préventive régulière de la part de l’Acheteur. Les résultats de ces revues sont communiqués au comité contractuel, pour arbitrage.
Le Titulaire s’engage à :
Permettre aux personnes mandatées par l’Acheteur, l’accès pendant les heures normales de bureau aux informations nécessaires à l’exécution des audits ou revues,
Présenter aux auditeurs et aux personnes chargées des revues les documents relatifs à l’exécution du marché, et à répondre à leurs questions,
Mettre en oeuvre les mesures coercitives éventuellement nécessaires. Les deux parties conviennent que l’Acheteur, après en avoir avisé le Titulaire par écrit, avec un préavis de deux (2) jours, pourra faire procéder par un tiers ou procéder lui-même à un audit de tout ou partie des prestations en cours de réalisation, des moyens et des conditions d’exécution mis en oeuvre par le Titulaire au titre du marché et ce, à tout moment pendant l’exécution du marché et sans qu’il soit nécessaire d’en justifier les raisons. L’Acheteur notifiera au Titulaire l’identité de la structure d’audit retenue lorsqu’il s’agit d’un cabinet extérieur, l’objet de la mission, la durée envisagée de la mission et le nom des experts missionnés. Tout refus devra être motivé par le Titulaire.
Les parties définiront en commun sur proposition de l’Acheteur une liste non-exclusive de cabinets d’audit susceptibles d’intervenir, liste qui sera intégrée dans le cadre du PAQ et revue annuellement. Le Titulaire ne pourra récuser les propositions de l’Acheteur que dans l’hypothèse où la société désignée exercerait une activité directement concurrente.
Contrôle des compétences de l’équipe du titulaire
■ ■ ■ Clause 1
Au regard de l’obligation du TITULAIRE de développer et de maintenir le niveau de compétence de l’équipe chargée de la prestation, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à des audits de vérification des compétences de l’équipe.
En vue d’assurer la transparence quant au dimensionnement de ses équipes au regard des prestations effectuées et à effectuer, le TITULAIRE autorise le pouvoir adjudicateur à consulter à partir des outils propres au TITULAIRE, les informations de suivi d’activité des intervenants.
Sauf urgence, le pouvoir adjudicateur en avise le TITULAIRE par écrit avec un préavis de deux (2) semaines.
Le TITULAIRE doit se rendre disponible pour les opérations d’audit et de contrôle.
Il facilite l’accès à ses locaux aux représentants habilités du pouvoir adjudicateur chargés de contrôler le bon déroulement de la prestation.
Tiers collaborateurs
Sociétés de tiers développement, sociétés de tierce maintenance applicative, sociétés de tierce recette applicative, agents publics, auditeurs, inspecteurs.
Audits – Restauration collective
■ ■ ■ Contrôle inopiné
Le pouvoir adjudicateur peut, à tout moment, et sans en référer préalablement au délégataire, procéder à tous les contrôles qu’ils jugeraient nécessaires en vue de vérifier la conformité des prestations et des modalités de leur exécution avec les clauses du contrat.
Les contrôles seront contradictoires ; le référent désigné par le délégataire aura obligation de parapher les documents de suivi et de contrôle. L’absence du délégataire ou de son représentant lors de ces contrôles ne peut cependant remettre en cause le résultat.
Ces contrôles portent notamment sur le respect des spécifications :
-
- de production des repas,
- de salubrité (denrées, matériels, locaux, personnel, …),
- nutritionnelles et gastronomiques,
- qualitatives,
- quantitatives, (menus, fréquences, produits),
- d’exploitation du service (grille tarifaire, choix offert, signalétique,…),
- des conditions de stockage,
- du nettoyage des locaux et des matériels objets du contrat.
- de maintien en état des locaux et du matériel de service.
Le résultat de ces contrôles inopinés sera envoyé au délégataire par courrier recommandé si la fiche de contrôle fait apparaître des dysfonctionnements sanctionnés par des pénalités.
Le délégataire autorise à tout moment et sans aucun délai de prévenance l’accès aux espaces de restauration :
– à l’espace de production des repas,
– à toutes les zones de stockage,
– aux différents secteurs de préparation des repas,
– aux zones de vestiaires,
– aux espaces de distribution des repas.
Les contrôles sont effectués sur la base de la législation en vigueur.
Ils portent sur les fournitures et autres éléments constituant les repas destinés aux convives du restaurant, à savoir :
· l’origine, la traçabilité, la qualité, la quantité, la variété, etc., des produits,
· les fiches techniques produits,
· les fiches techniques de production et/ou fiches recettes,
· la préparation des denrées,
· l’hygiène générale de tous les locaux,
· la propreté des matériels, appareils ou ustensiles utilisés,
· la tenue du personnel.
Le pouvoir adjudicateur effectue inopinément et de façon régulière le contrôle du « Poids net dans l’assiette prêt à consommer en grammes » des mets.
Le résultat de ces opérations est comparé aux indications, portées sur le cahier de grammages, correspondantes au consommateur du produit contrôlé « Poids net dans l’assiette prêt à consommer en grammes ».
La non-conformité du grammage entraîne des pénalités conformément à l’article 5.
Dans l’hypothèse où un corps étranger est découvert dans un met, le délégataire devra communiquer par écrit sous 48h00 au Pouvoir adjudicateur :
– les explications précises sur la présence de corps étrangers,
– les mesures prises (action corrective, contrôles, formation du personnel…) afin que l’incident ne se renouvelle pas.
Afin que le contrôle du Pouvoir adjudicateur puisse s’exercer pleinement, en ce qui concerne notamment la qualité et les caractéristiques des denrées achetées par le délégataire pour le service, le pouvoir adjudicateur aura accès, aussi souvent qu’ils l’estimera nécessaire, à la comptabilité matière ou analytique du délégataire, se rapportant à la gestion du service : feuilles de consommations journalières, factures à l’appui, fiches de stocks, situation financière, compte financier etc. (sur simple demande écrite). Les pièces comptables doivent être conservées à la disposition du Pouvoir adjudicateur tant que dure le contrat et au-delà pendant la période nécessaire réglementairement.
Le délégataire s’engage à permettre et à faciliter sans aucun délai de prévenance et sur le site la vérification des pièces. Dans ce cadre, le Pouvoir adjudicateur a la possibilité de demander au délégataire mensuellement le compte d’exploitation du mois précédent (en particulier le compte achat de denrées).
■ ■ ■ Contrôle par l’intermédiaire d’agents spécialisés
Pour exercer les contrôles prévus supra, le Pouvoir adjudicateur peut, à tout moment, et sans en référer préalablement au délégataire, faire appel à un service ou à un agent spécialisé de son choix, relevant des institutions ci-après (liste non exhaustive) :
-
- Direction Départementale de la Protection des Populations,
- Service de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes,
- Direction Départementale de l’Action Sanitaire et Sociale,
- Inspection du travail.
Les dites interventions effectuées par des agents officiels de contrôle, à la demande du Pouvoir adjudicateur, ne font évidemment pas obstacle aux interventions que ces agents décideraient de leur propre initiative dans l’exercice de leurs fonctions. Dans ce dernier cas, la copie des rapports adressés au délégataire devra être transmise immédiatement au Pouvoir adjudicateur.
■ ■ ■ Contrôle par un intervenant extérieur mandaté par le pouvoir adjudicateur
D’ores et déjà, le délégataire s’y oblige et accepte le principe de contrôles aléatoires selon un processus qui sera mis en place par le Pouvoir adjudicateur à tout moment de l’exécution du contrat. Ces contrôles pourront être effectués par un intervenant extérieur mandaté par le Pouvoir adjudicateur Ils auront pour objet de vérifier la conformité des prestations et des modalités de leur exécution avec l’ensemble des clauses du contrat (techniques, financières, nutritionnelles, organisationnelles…).
Les contrôles sont effectués soit par le Pouvoir adjudicateur, soit par un expert extérieur dûment missionné à cet effet, en présence si possible d’un représentant du délégataire.
Audits – Vote – Systèmes électoraux
Conformément à la réglementation, une vérification préalable de la conformité aux exigences de la CNIL et du niveau de sécurité offert pour le vote est effectuée sous la responsabilité d’un expert du domaine, indépendant, mandaté par la Personne publique. En cas de modifications apportées ultérieurement au système de vote par Internet, l’expert indépendant sera conduit à effectuer un audit complémentaire dans des conditions analogues.
En outre, dans la perspective éventuelle de contentieux électoraux, la Personne publique peut être conduite à mandater l’expert indépendant pour opérer un certain nombre de vérifications, en particulier :
en amont de l’élection,
o sur le contrôle de la conformité des référentiels électoraux pris en compte (scrutins, listes électorales, candidatures) ;
o sur le scellement du système de vote avant le scrutin ;
o sur le bon fonctionnement de l’ensemble de la chaîne de vote et de restitution des résultats (test préalable, cf. article 11, I. du décret n° 2011-595 du 26 mai 2011) ;
à l’issue de l’élection,
o sur le bon déroulement du dépouillement des votes ;
o sur l’arrêt et le scellement définitif du système de vote ;
o sur le dispositif de conservation des données.
Dans le cadre des prestations, il est attendu du Titulaire qu’il apporte son concours à l’expert indépendant dans la conduite de ses opérations de vérification et qu’il l’assiste au besoin.
Par ailleurs, il est attendu du Titulaire qu’il prenne en compte les recommandations de l’expert au niveau du SVE afin que le processus électoral puisse se dérouler en conformité avec la réglementation en vigueur et les recommandations de la CNIL.
Externalisez vos marchés publics !
