Dématérialisation des communications et échanges d’informations

Code de la commande Publique

Article L2132-2
Créé par Ordonnance n° 2018-1074 du 26 novembre 2018 – art.

Les communications et les échanges d’informations effectués dans le cadre de la procédure de passation d’un marché sont réalisés par voie électronique, selon des modalités et sous réserve des exceptions prévues par voie réglementaire.

 

Sous-section 1 : Mise à disposition des documents de la consultation

Article R2132-1

Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Les documents de la consultation sont l’ensemble des documents fournis par l’acheteur ou auxquels il se réfère afin de définir son besoin et de décrire les modalités de la procédure de passation, y compris l’avis d’appel à la concurrence. Les informations fournies sont suffisamment précises pour permettre aux opérateurs économiques de déterminer la nature et l’étendue du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.

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Article R2132-2
(modifié par le décret 2018-1225 du 24 décembre 2018) 

Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques.

Pour les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 euros hors taxes et dont la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence, cette mise à disposition s’effectue sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code.

Lorsque les spécifications techniques sont fondées sur des documents gratuitement disponibles par des moyens électroniques, l’indication de la référence de ces documents est considérée comme suffisante.

L’avis d’appel à la concurrence, ou le cas échéant l’invitation à confirmer l’intérêt, mentionne l’adresse du profil d’acheteur sur lequel les documents de la consultation sont accessibles

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DAJ, Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics, v3

■ ■ ■ Comment mettre à disposition les documents de la consultation en cas de procédure restreinte ? Conformément aux dispositions de l’article 38 du décret n° 2016-360, les documents de la consultation portent à la connaissance des candidats la nature et l’étendue des besoins de l’acheteur ainsi que les modalités de la procédure de passation, indépendamment de la technique d’achat retenue

Les documents de la consultation doivent être mis à disposition des opérateurs économiques dès la publication de l’avis de marché.

Pour autant, s’agissant des procédures restreintes, les documents de la consultation peuvent ne pas être complets lors de la publication de l’avis de marché. En effet, en application de l’article 56 du décret susvisé, la date limite de réception des offres, l’adresse à laquelle les offres doivent être transmises et la ou les langues autorisées pour leur présentation, la liste des documents à fournir au sein des offres et la pondération ou la hiérarchisation des critères pourront n’être communiqués qu’à l’occasion de l’envoi des invitations des candidats sélectionnés.

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Article R2132-3

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur.

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DAJ, Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics, v3

Le profil d’acheteur est le principal outil mis à disposition pour réussir la dématérialisation des marchés, mais est-il obligatoire ? Les textes imposent le recours obligatoire au profil d’acheteur pour la mise à disposition des documents de la consultation et la publication des données essentielles .

Depuis le 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges sont dématérialisés, qu’est-ce que cela signifie ? Dès que la valeur estimée du besoin est supérieure ou égale à 25 000 € HT, tous vos échanges pendant la procédure de passation des marchés publics doivent être dématérialisés. Cela concerne :

  • la mise à disposition des documents de la consultation ;
  • la réception des candidatures et des offres, pour toutes les phases ;
  • les questions/réponses des acheteurs et des entreprises ; demandes d’informations, de compléments, les échanges relatifs à la négociation ;
  • les notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).
  • La signature électronique n’est pas encore obligatoire. Même en cas de signature manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique, donc de scanner le document papier signé. L’acheteur peut, dans les documents de la consultation, décider d’exiger une signature électronique, notamment pour le contrat finalisé, ce qui facilite la transmission électronique de bout en bout.

[Nota : Voir aussi les exceptions applicables aux Marchés à procédure adaptée concernant les échanges d’information électronique – Article R2132-12]

■ ■ ■ Les marchés dont la valeur du besoin estimé est inférieure à 25 000 € HT doivent-ils être dématérialisés ? Les textes de la commande publique ne le prévoient pas. L’acheteur est donc libre de choisir de dématérialiser ces marchés, ou non

■ ■ ■ Quel outil utiliser pour dématérialiser en dessous de 25 000 € HT ? La passation des marchés dont la valeur du besoin estimé est inférieure à 25 000 € HT n’est pas soumise à l’obligation de dématérialisation. Si vous avez un profil d’acheteur, vous pouvez l’utiliser et demander aux entreprises de l’utiliser, même pour les marchés dont le besoin estimé est inférieur à 25 000 € HT. Vous n’êtes pas en revanche contraint de publier les données essentielles de ces marchés. A défaut de profil, vous devez prévoir a minima l’utilisation d’une boîte mail dédiée, l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception et organiser l’inaccessibilité de cette boite jusqu’à la date limite de remise des propositions.

Article R2132-4
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis de préinformation ou d’un avis périodique indicatif, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert à compter de l’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt.

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert dès que possible et au plus tard à la date d’envoi de l’invitation à soumissionner

 

Article R2132-5
(modifié par le décret 2018-1225 du 24 décembre 2018) 

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur pour une des raisons mentionnées aux articles R. 2132-12 et R. 2132-13, l’acheteur indique, dans l’avis d’appel à la concurrence ou l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens par lesquels ces documents peuvent être obtenus.

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur parce que l’acheteur impose aux opérateurs économiques des exigences visant à protéger la confidentialité de certaines informations, celui-ci indique, dans l’avis d’appel à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou, lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, dans les documents de la consultation, les mesures qu’il impose en vue de protéger la confidentialité des informations ainsi que les modalités d’accès aux documents concernés.

Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.

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■ ■ ■ Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ? Oui, dans les cas suivants :
– en raison du caractère sensible ou confidentiel des informations contenues dans ces documents (Article 39 II du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics) ;
– en raison de leur volume trop important. Vous pouvez apprécier ce volume par référence au temps de téléchargement, en fonction du débit internet accessible aux entreprises potentiellement concernées (Article 38 et 39 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. 10 Dans les limites prévues par l’article 56 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics) ;
– pour les procédures restreintes ou négociées10 .

Dans ces hypothèses, vous devez indiquer les modalités d’accès aux documents dans l’avis d’appel public à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou dans les DC. Cet accès doit rester gratuit.

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Article R2132-6

En cas de procédure formalisée, les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile.

Lorsque le délai de réception des offres est réduit pour cause d’urgence en application des dispositions du titre VI, ce délai est de quatre jours.

 

Sous-section 2 : Support des communications et échanges d’informations

Article R2132-7
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Sous réserve des dispositions des articles R. 2132-11 à R. 2132-13, les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché en application du présent livre ont lieu par voie électronique.
Un moyen de communication électronique est un équipement électronique de traitement, y compris la compression numérique, et de stockage de données diffusées, acheminées et reçues par fils, par radio, par moyens optiques ou par d’autres moyens électromagnétiques.

Article R2132-8
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Les moyens de communication électronique ainsi que leurs caractéristiques techniques ne sont pas discriminatoires et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation. Ils sont communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées.
Ils répondent à des exigences minimales figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code.

Article R2132-9
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur assure la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible selon des modalités figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code. Les frais d’accès au réseau restent à la charge de l’opérateur économique.
Les communications, les échanges et le stockage d’informations sont effectués de manière à assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et à garantir que l’acheteur ne prend connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation.

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Article R2132-10
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur peut, si nécessaire, exiger l’utilisation d’outils et de dispositifs qui ne sont pas communément disponibles, tels que des outils de modélisation électronique des données du bâtiment ou des outils similaires.
Dans ce cas, il offre un ou plusieurs des moyens d’accès mentionnés à l’article R. 2132-14, jusqu’à ce que ces outils et dispositifs soient devenus communément disponibles aux opérateurs économiques.

Article R2132-11
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Les candidats et soumissionnaires qui transmettent leurs documents par voie électronique peuvent adresser à l’acheteur, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents établie selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie, annexé au présent code.

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Article R2132-12
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur n’est pas tenu d’utiliser des moyens de communication électronique dans les cas suivants :
1° Pour les marchés mentionnés aux articles R. 2122-1 à R. 2122-11 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;
2° Pour les marchés de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés au 3° de l’article R. 2123-1 et à l’article R. 2123-2 ;
3° Lorsque, en raison de la nature particulière du marché, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;
4° Lorsque les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de droit de propriété intellectuelle et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par l’acheteur ;
5° Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les acheteurs ne disposent pas communément ;
6° Lorsque les documents de la consultation exigent la présentation de maquettes, de modèles réduits, de prototypes ou d’échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ;
7° Lorsque l’utilisation d’autres moyens de communication est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation de moyens de communication électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par un des moyens d’accès mentionnés à l’article R. 2132-14.

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DAJ 2019 – La présentation des candidatures

La présentation du dossier de candidature n’est soumise à aucun formalisme. En particulier, lorsque l’acheteur n’est pas tenu d’utiliser des moyens de communication électronique en application de l’article R. 2132-12 du code de la commande publique (Depuis le 1er octobre 2018, toutes les communications et tous les échanges d’informations ont lieu par voie électronique (article R. 2132-7 du code de la commande publique), ou pour les marchés de défense ou de sécurité (La remise des offres « papier » est autorisée pour les marchés de défense ou de sécurité) , les candidatures n’ont pas à être fournies, dans les procédures où elles sont envoyées simultanément aux offres, dans une enveloppe distincte de celle contenant les pièces de l’offre (Avant l’entrée en vigueur du décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 relatif à la mise en œuvre du plan de relance de l’économie, les opérateurs économiques devaient, en effet, en appel d’offres ouvert, présenter les pièces à l’appui de leur candidature dans une enveloppe distincte de celle contenant les pièces relatives à l’offre).

 

Article R2132-13
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

Lorsque l’acheteur n’utilise pas de moyens de communication électroniques en application de l’article R. 2132-12, il l’indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou, en l’absence d’un tel avis, dans les documents de la consultation.
Les raisons pour lesquelles d’autres moyens de communication sont utilisés, sont indiquées dans le rapport de présentation mentionné aux articles R. 2184-1 à R. 2184-6 pour les pouvoirs adjudicateurs et dans les documents conservés en application des articles R. 2184-7 à R. 2184-10 pour les entités adjudicatrices.
Pour chaque étape de la procédure, les candidats et soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l’ensemble des documents qu’ils transmettent à l’acheteur.

Article R2132-14
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.

L’acheteur est réputé offrir d’autres moyens d’accès appropriés dans tous les cas suivants :
1° Lorsqu’il offre gratuitement un accès sans restriction, complet et direct par moyen électronique aux outils et dispositifs mentionnés au premier alinéa de l’article R. 2132-10 à partir de la date de publication de l’avis d’appel à la concurrence ou de la date d’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt ou, en l’absence d’un tel avis ou d’une telle invitation, à compter du lancement de la consultation. Le texte de l’avis ou de l’invitation à confirmer l’intérêt précise l’adresse internet à laquelle ces outils et dispositifs sont accessibles ;
2° Lorsqu’il veille à ce que les opérateurs économiques n’ayant pas accès à ces outils et dispositifs ni la possibilité de se les procurer dans les délais requis, à condition que l’absence d’accès ne soit pas imputable à l’opérateur économique concerné, puissent accéder à la procédure de passation du marché en utilisant des jetons provisoires mis gratuitement à disposition en ligne ;
3° Lorsqu’il assure la disponibilité d’une autre voie de présentation électronique des offres.